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Compliance in Unternehmen: Tipps und Defintion

So halten sich alle an die Regeln

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Compliance ist ein wichtiger Teil in Unternehmen. Aber was ist das eigentlich und was sind die besten Tipps?

Compliance Definition

Compliance Tipps und Definition
Wikimedia.commons.org © Gizmo23
Der Begriff Compliance kommt aus dem Englischen und steht im Unternehmensbereich für das Einhalten von Gesetzen, freiwilligen Selbstverpflichtungen und internen Richtlinien. Dies gilt sowohl für die nationalen, als auch für die internationalen Belange der Unternehmen.

In einigen größeren Konzernen findet Compliance bereits seit einigen Jahren größere Beachtung, vor allem in Bezug auf das eigene Firmenimage. Jedes Unternehmen setzt dabei eigene Schwerpunkte, welche die Kommunikation innerhalb der Firma verbessern und mögliche interne Risiken verhindern sollen. Wichtige Tipps für Unternehmer sind der transparente Umgang beim Umsetzen von Compliance Richtlinien, sowie die gezielte Schulung von Personal, um die Effektivität der eigenen Prozesse und Mitarbeiter zu steigern.

Deutscher Corporate Governance Kodex

Der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK) ist eine Selbstverpflichtung börsennotierter Gesellschaften, anerkannte Standards und gute Unternehmensführung durchzusetzen. Die Entsprechenserklärung des Kodex besagt, dass Firmen, die von den Empfehlungen abweichen, eine Begründung angeben und veröffentlichen müssen. Zusätzlich zur verbesserten Unternehmensführung geht es beim Kodex um Transparenz für Anleger, Kunden, Mitarbeiter und der Öffentlichkeit. Jedes Jahr gibt es Änderungen oder Anpassungen, je nach Entwicklung der Branchen.

Der Kodex behandelt viele Kernfragen der Unternehmen und Gesellschaften, wie die Vielfalt in Zusammensetzung, Beteiligung von Frauen in Aufsichtsräten und ähnlichem. Als Vorbild für kleinere Unternehmen oder Familienbetriebe sieht sich der Kodex in der Kritik zu umfangreich, zu detailliert und überholt zu sein, da viele der Empfehlungen bereits gesetzlich vorgeschrieben sind.

Doch die Befolgungsquote liegt inzwischen bei den Empfehlungen bei 85,8 Prozent und den Anregungen bei 63,5 Prozent. Wer sich einen Überblick verschaffen möchte, findet Entsprechenserklärungen einiger Unternehmen auf dieser Seite.  

Aufgabenfelder der Compliance

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Wikimedia.commons.org © Sgt Anthony Ortiz
Die ersten Schritte der Compliance im eigenen Unternehmen liegen in der Identifizierung und Bewertung der eigenen Prozesse und Abläufe. Interessenkonflikte und Risiken zu erkennen, ist wichtig, um den Zustand des Unternehmens bewerten zu können.

Sobald die Untersuchung abgeschlossen ist, kommen Beratungen und Überwachung von Leitung und Abläufen hinzu. Der transparente Umgang mit relevanten Unterlagen, sowie regelmäßige Berichtserstellungen gehören ebenso zur Compliance, wie unabhängige Weisungsbefugnisse. Neben dem DCKG für börsennotierte Gesellschaften besitzen Kreditinstitute bereits Richtlinien und Gesetze, die zur Verbesserung der Unternehmensführung verhelfen sollen.

In der Gefährdungsanalyse können Firmen erkennen, wo Interessenkonflikte oder gefährdete Bereiche existieren und die eigene Firmenorganisation genauer ergründen. Viele Berater geben Kataloge von Maßnahmen mit, welche das Unternehmen nach und nach abarbeiten sollte.

Zu den Instrumenten, die bei der Durchführung zum Einsatz kommen können, gehören:

  • Schulungen
  • Prüfungen
  • Einbindung von Kundenbeschwerden
  • Berichte an Leitung und Aufsichtsräte
  • Produktentwicklungen mit ein beziehen
  • Beratungen durch externe Fachkräfte

Korruptionsskandal Siemens

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Wikimedia.commons.org © Panoramafreiheit
Korruption und Bestechung haben immer eine negative Wirkung auf viele Bereiche des Unternehmens, wenn sie den Weg in die Öffentlichkeit finden.

Darüber hinaus sind wirtschaftliche und finanzielle Beeinträchtigungen der Konzerne und Unternehmen über Jahre hinweg möglich. Ab 2006 erlitt der Konzern Siemens große Schäden durch den Skandal um Korruption, Schmiergelder und ein weltweites Netz aus Steueroasen und Bestechungsgeldern.

Um Aufträge zu erhalten, setzten sich viele Führungspersonen über geltendes Recht und Richtlinien hinweg und setzten angeblich 1,3 Milliarden Euro Bestechungsgelder ein.

Weitere Korruption

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Es folgten Millionenbußgelder gegen das Unternehmen, Haftstrafen für einige leitende Personen und Entlassungen in Vorständen und Aufsichtsräten. Die Kontrollorgane hatten versagt oder waren nicht in der Lage, eine gute Unternehmenskultur durchzusetzen und zu überwachen. Seitdem setzt Siemens transparent auf Compliance Officer und neues Personal, sowie die Umsetzung der vorgegebenen Selbstverpflichtungen. Das Unternehmen hat sich, wie in diesem Überblick zu sehen ist, von dem Skandal erholt und positive Akzente für die Zukunft gesetzt.
In der Automobilbranche hatten in den letzten Jahrzehnten unter anderem der MAN- und der Volkswagenkonzern mit Korruptionsskandalen zu kämpfen. Dabei gibt es seit den 90ern eine positive Entwicklung dahingehend, dass Behörden und Polizei Korruption erfolgreicher aufdecken.

Eine detaillierte Übersicht des Skandalverlaufs und weitere Skandale gibt es in folgendem Artikel.

Quelle: Finden Sie hier

Positive Beispiele

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Neben den vielen Möglichkeiten der Bestechung und der Vorteilsnahme, gibt es allerdings ebenso viele positive Beispiele für deutsche Unternehmen, die Compliance sehr ernst nehmen und durchführen. 2014 vergab die dfv Mediengruppe den ersten Deutschen Compliance Preis an den Flughafen Stuttgart. Kriterien waren unter anderem wie Unternehmen die Richtlinien umsetzen, dokumentieren und vorsorgende Maßnahmen gegen Korruption und Risiken ergreifen.

Risikoanalyse
lückenlose Ermittlung der Pflichten
Delegation auf Verantwortliche
Aktualisierung und Einhaltung der Pflichten
Kontrolle und Dokumentation

Diese Pflichten gehörten zu den Bewertungskategorien der Jury. Der Flughafen Stuttgart besitzt ein eigenes Compliance-Management-System, das über 5.500 Rechtspflichten bei der Arbeit vorschreibt. Diese Umsetzung und das Einbeziehen vieler komplexer Abläufe gestaltet sich am Flughafen Stuttgart transparent und mit großer Sorgfalt.

Den Preis soll die Jury jährlich vergeben und darüber hinaus ist eine weitere Deutsche Compliance Konferenz zum Austausch und zur Ideenentwicklung in Planung.

Prozessabläufe und Verfahren untersuchen

Besonders in komplex vernetzten Unternehmen ist eine Untersuchung aller Prozesse ein langwieriges Unterfangen. Trotzdem ist die Analyse notwendig, um die Möglichkeiten der Missbräuche und Verstöße verhindern zu können. Wo sind Schnittstellen überflüssig, wo sollten weitere Kontrollen hinzukommen? Welche Prozesse sind zu langgezogen, kosten Zeit und bieten gleichzeitig Angriffsfläche? Wo gibt es Handlungsbedarf bei finanziellen Transaktionen, Kauf- oder Verkaufsvereinbarungen?

Die Analyse gibt Auskunft über den Compliance Bestand und Bedarf des Unternehmens. Meist ist dies über externe Experten empfohlen, die sich ein genaues Bild der Abläufe machen und Risikobereiche mit mehreren Methoden erfassen können. In vielen Firmen gibt es bereits Abteilungen, deren Aufgaben in der Kontrolle und Überwachung von bestimmten Abläufen liegen. Allerdings können Probleme bereits dort entstehen, wo die interne Kontrolle versagt oder übergangen wird.

Unternehmenskultur zur Steuerung des Verhaltens

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Die Unternehmenskultur setzt sich aus Werten und Einstellungen zusammen, die prägend für Verhalten, Handlungen und Entscheidungen der Unternehmensmitglieder sind. Ein guter Ruf ist oftmals das Ziel dieser Kultur, um Kunden, Anlieger und Öffentlichkeit von den eigenen Werten und Leistungen zu überzeugen. Bei Untersuchungen der PricewaterhouseCoopers über Unternehmenskultur und der Zusammenhang zum Compliance fanden die Forscher heraus, dass eine positive Unternehmenskultur zur besseren Akzeptanz von Compliance Programmen führt. Die Wirtschaftskriminalität nimmt angeblich bei positiver Unternehmenskultur deutlich ab.

Einige Wissenschaftler sehen in der Unternehmenskultur einen wichtigen Faktor für die Bewältigung von internen und externen Problemen. Wie Personen damit umgehen, hängt entscheidend von den eigenen Erfahrungen und dem Umfeld ab. Korrektes Verhalten muss sich etablieren und über transparente Wege herausstellen. Besonders in der Teamarbeit ist eine gute Unternehmenskultur wichtig, um Zusammenhalt und Kontrolle ohne Angst vor Ausgrenzung oder Verlust des Arbeitsplatzes zu ermöglichen, wenn kritische Phasen auftreten. Etablierte Wertemuster können helfen, Fehlverhalten direkt anzusprechen oder weiterzuleiten, so dass eventuelle Schäden abgewendet sind.

Quelle: Universität Halle

Werbegeschenke: Richtlinien und angebrachter Einsatz

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In Deutschland gibt es klare Regeln für die steuerliche Absetzbarkeit von Werbegeschenken. Werbeartikel, die 35 Euro netto pro Empfänger pro Jahr nicht übersteigen, sind steuerlich absetzbar. Sie müssen auf einem gesonderten Konto verbucht sein und es bedarf einer genauen Liste, welche Person Werbemittel erhalten hat. Wer diese Freigrenze überschreitet, kann das Werbemittel nicht absetzen.

Größere Geschenke an Vertragspartner sollten Unternehmen generell vermeiden, um sich nicht mit Bestechungsvorwürfen auseinandersetzen zu müssen. Werbegeschenke unter zehn Euro gelten als Streuartikel, welche von der Pauschalbesteuerung ausgenommen sind. Diese sollten ebenfalls getrennt gelistet sein, denn eine saubere Buchführung hilft bei der eigenen Kontrolle und dem Einhalten der Compliance Regeln.

Der Werbefaktor von Präsenten und Werbegeschenken ist heutzutage immer noch sehr hoch. Deshalb sollten Firmen ihre Geschenke sinnvoll und platziert einsetzen und den Ablauf immer dokumentieren.  Sowohl Bestandskunden, Geschäftspartner oder Neukunden können Unternehmen damit von den eigenen Leistungen oder Produkten überzeugen und weitere Aufmerksamkeit generieren. Die Wirkung steht immer im Zusammenhang mit der Qualität des Produktes und seinem Einsatz. Weitere Erläuterungen über die Effektivität von Werbegeschenken gibt es in diesem Blogeintrag des RAAB Verlages.

Weihnachtspräsente und Boni

Um Korruption, Bestechung und Vorteilsnahme zu unterbinden, sollten Firmen besonders bei Bonuszahlungen oder Weihnachtsgeschenken auf den richtigen Zweck und Einsatz achten. Geringe Wertgeschenke bis zu 100 Euro gelten als unbedenklich, sollten jedoch immer dokumentiert sein. In Firmen ohne Compliance Systemen können einige Mitarbeiter eventuell nicht zwischen korrekter und falscher Annahme von Geschenken unterscheiden. Geschenke bis zu 186 Euro pro Mitarbeiter pro Jahr sind abzugsfähig, müssen jedoch an alle Arbeitnehmer oder klar definierte Gruppen gehen.

Bonuszahlungen bei Leistungen außerhalb vertraglich vereinbarter Vergütung ist erlaubt, unterliegt jedoch strengen Grundregeln. Sind Prämien nicht im Dienstvertrag verzeichnet, so müssen bei einer Bonuszahlung dem Unternehmen Vorteile vorliegen, die im Verhältnis zur Zusatzvergütung stehen. Gibt es keinen  Nutzen für die Gesellschaft, so ist dies ein Verstoß gegen die Grundregeln. 

Compliance kann hier ansetzen, um verhältnismäßige Bonuszahlungen zu etablieren oder bestehende Prämiensysteme zu hinterfragen. Die letzte Finanzkrise hat gezeigt, wie kritisch die Bevölkerung und Öffentlichkeit Bonuszahlungen sehen, wenn der Vorteil für das Unternehmen nicht ersichtlich ist oder die Bestrafungen bei Schäden zu gering sind. Transparenz erhöht Vertrauen und kann zukünftig für eine stabile Auftragslage sorgen.

Festlegen der Regeln im Arbeitsvertrag

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Eine gute Unternehmenskommunikation erleichtert nicht nur die internen und externe Abläufe, sie kann dabei helfen, Werte und Richtlinien effektiver umzusetzen.

Der Arbeitsvertrag ist ein wichtiges Dokument, das die Rahmenbedingungen, Aufgaben, Rechten und Pflichten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer klarstellt. Deshalb sind das Einsetzen der firmeninternen Richtlinien und Werte und eine klare Definition der Unternehmenskultur entscheidend für den Erfolg von Compliance Systemen.

Dabei sollten die Ersteller des Vertrages darauf achten, dass die Compliance Regeln an die Aufgaben der Arbeitnehmer inhaltlich angemessen sind. Regelungen wie festgelegte telefonische Überwachungen sind problematisch und tragen nicht zu einer positiven Verhaltensstruktur bei. Besteht ein Betriebsrat so sollte zusätzlich eine Betriebsvereinbarung der Compliance Regeln hinzukommen. Dies kann zu einer gesteigerten Akzeptanz der Regelungen führen.

Öffentliche Bekanntmachungen

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Bei Verurteilungen kann den Unternehmen eine öffentliche Bekanntmachung des Urteils auferlegt sein. Strafbefreiung erfolgt in bestimmten Fällen nur dann, wenn Unternehmen ein Compliance Management einsetzen oder ausbauen. Diese Richtlinien und Gesetze liegen jedoch nicht in jedem Bundesland vor und die Wirkungen sind noch nicht ausreichend analysiert. Doch ein transparenter Umgang mit eigenen Fehlern, sowie der Implementierung von Compliance Systemen kann einen positiven Effekt auf das eigene Unternehmen haben.

Viele Experten stellen die Prognose, dass sich in Zukunft noch strengere Gesetze für fehlerhafte Compliance Strukturen oder schädliches Fehlverhalten durchsetzen werden. Zu den relevanten Verstößen zählen neben Bestechungen, Steuervergehen oder Kartellverstößen auch Verstöße gegen das Datenschutzrecht, der Produktsicherheit oder Arbeitsschutzvorschriften. Compliance soll die komplexen Strukturen der Wirtschaftskriminalität aufzeigen und verhindern.
 
Darüber hinaus sollten Änderungen an Richtlinien und das generelle Einsetzen öffentlich bekannt gemacht sein und zwar so, dass alle Mitarbeiter davon in Kenntnis gesetzt sind.

Compliance Officer einsetzen

Compliance Officer sind Personen, welche die Durchführung der Compliance Regeln überwachen und kontrollieren sollen. Sie sind Ansprechpartner für Behörden und vom Unternehmen eingesetzt, um Straftaten innerhalb des Unternehmens zu unterbinden. Wichtig ist es, dass die Aufgaben des Beauftragten klar definiert sind und er durch den Arbeitsvertrag verpflichtet ist, Verstöße aufzudecken und zu melden.

Oft haben diese Officers einen juristischen oder betriebswirtschaftlichen Hintergrund oder kommen aus dem personalrechtlichen Bereich. Andere Firmen arbeiten mit Psychologen zusammen, denn die Aufgaben und ihre Durchführungen sind oft komplex und umfangreich. Das bedeutet allerdings auch, dass die Compliance Beauftragten rechtlich haftbar sind, falls sie Verstöße nicht aufdecken oder melden.

Workshops und Schulungen anbieten

Nicht nur der Compliance Officer gehört zu den Personen, die das Unternehmen beobachten und die Einhaltung der Richtlinien gewährleisten sollen. Je mehr Führungspersonal und Mitarbeiter für das Thema sensibilisiert und weitergebildet sind, desto höher ist die Erfolgsrate, Schäden rechtzeitig abwenden zu können.

Seit der Einführung des Begriffs sind mehrere Forschungszweige über Compliance entstanden, sowie Studiengänge und Schulungsakademien. Seminare für alle Mitarbeiter erhöhen das Bewusstsein für richtige und falsche Entscheidungen und geben mehr Raum für die Akzeptanz der Einführung dieser komplexen Überwachungssysteme, die viele für eine bürokratische Last halten. Durch Workshops können Mitarbeiter erkennen, wie das System funktioniert und wo noch Handlungsbedarf besteht.

Hinweisgebersysteme etablieren

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Selbst wenn Mitarbeiter die Compliance Systeme akzeptiert haben und über Seminare geschult sind, können Lücken und Probleme auftreten, die nicht sofort sichtbar sind. Der Bereich der Wirtschaftskriminalität steht bei Hinweisgeber- oder Whistleblower-Systemen im Vordergrund. Meistens geht es um Korruption und Bestechung, aber auch um Missbrauch von Kunden- oder Unternehmensdaten, wettbewerbswidrige Absprachen oder das Einhalten der Unternehmensethik.

Firmen können dabei unterschiedliche Systeme nutzen, wie zum Beispiel Telefonhotlines, interne Ansprechpartner, webbasierte oder externe Zugänge. Viele Unternehmen scheuen sich Hinweisgebersysteme für externe Personen zu öffnen, obwohl darüber viele wichtige Hinweise in das Compliance System kommen können.

Subunternehmen, Lieferanten und Co. einbeziehen

Viele Schäden aus Korruption, Bestechung und anderen Vergehen hängen eng mit Geschäftspartnern, Lieferanten und weiteren Beteiligten zusammen. Experten schätzen, dass rund 50 Prozent der Wirtschaftskriminalität mit Beteiligung Dritter erfolgt.

Deshalb sollten Unternehmen die externen Partner in die Compliance Systeme mit einbeziehen und Aufklärung betreiben. Besonders an den Schnittstellen zwischen Unternehmen und weiteren Geschäftspartnern sollten sich Kontrollsysteme etablieren, die zukünftigen Missbrauch verhindern können. Wer offen darüber kommuniziert, hilft dabei, eine gesunde Beziehung aufzubauen oder die bestehenden Verbindungen zu stärken.

Neutrale Vermittler einsetzen

Ombudsmänner sind neutrale Vermittler, die im Hinweisgebersystem als Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Sowohl Mitarbeiter, als auch externe Personen können diese bei Fragen oder Vermutungen heranziehen und ein weiteres Vorgehen besprechen. Ein Vorteil der neutralen Vermittler liegt in der Vertrauensbasis dieser Person, da der direkte Weg an Vorgesetzte oder den Betriebsrat für viele Hinweisgeber noch ein Problem darstellt oder eventuell persönliche Interessenskonflikte bestehen.

Viele machen sich Sorgen um ihren Arbeitsplatz, wenn sie Bestechungsvorgänge oder schädigendes Verhalten beobachten und direkte Konsequenzen bei einer Meldung fürchten. Ombudsmänner helfen dabei, zwischen Hinweisgeber und Compliance Systemen zu vermitteln und die Hinweise an die richtige Stelle zu liefern. Der Ombudsmann ist allerdings nicht als Beschwerdestelle gedacht, sondern allein für Verstöße oder Unregelmäßigkeiten innerhalb des Unternehmens.

Transparente Berichte veröffentlichen

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Um den eigenen Ruf zu verbessern, nutzen viele Unternehmen die Möglichkeit, ihre aktuellen Geschäftsberichte zu veröffentlichen und Erfolge umfassend darzulegen. Compliance Berichte zeigen Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit, wie es um die Firma steht und welche Konsequenzen die Compliance Einrichtung mit sich gezogen hat. Der Bericht ist ein zusätzlicher Kontrollmechanismus und ein Signal an Mitarbeiter und externe Partner. Wichtige Bestandteile sind die Beschreibung der Organisation des Compliance Managements und Aussagen zu den wichtigsten Prozessen. Veröffentlichte Themen bezüglich der Compliance sollten an das Unternehmen angepasst sein und sich auf die wichtigsten Bereiche konzentrieren. 

Für Stakeholder sind diese Daten ebenso interessant, wie für die breite Öffentlichkeit. Dabei sollten Unternehmen darauf achten, Ansprechpartner für mögliche Anfragen festzulegen.

Compliance ist wichtig

In großen Firmen und Konzernen haben sich Compliance Systeme bereits etabliert, im Mittelstand gibt es noch Bedenken, ob eine Notwendigkeit besteht. Doch wer aktiv gegen Korruption und Bestechung vorgeht, sowie Schäden am eigenen Unternehmen abwenden will, kommt an Compliance nicht mehr vorbei. Hilfreich ist es, sich ausführlich beraten zu lassen und ein Programm zu entwickeln, das genau auf die eigene Firma abgestimmt ist. Der Kostenfaktor der Wirtschaftskriminalität ist sehr hoch, deshalb lohnen sich die umfangreichen und langfristigen Änderungen von Beginn an.

Die schrittweise Etablierung kann Mitarbeiter und Führungspersonal auf die Veränderungen in den Prozessen vorbereiten und bildet zusammen mit einer positiven Unternehmenskultur eine gute Grundlage für die Zukunft.

 
 

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Unbekannter Gast  am 27.10.2016 14:53

Weitere detailierte Informationen zu "Richtig schenken und beschenkt werden – Steuerfallen vermeiden" finden Sie ebenfalls in diesem Blogbeitrag: http://grusskartenplus.de/richtig-schenken-und-beschenkt-werden-steuerfallen-vermeiden/

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